En el día a día de Premium Leads nos ceñimos a la metodología Scrum: si ya estás en el mundillo TIC es muy probable que la conozcas, pero si quizás no estás tan familiarizado con esta nueva forma de trabajar, quédate, que aquí te lo explico todo.
Tabla de contenidos
¿Qué significa SCRUM?
Scrum hace referencia a una posición del rugby, una melé, donde se van pasando la pelota unos a otros del equipo mientras avanzan como una unidad por el campo.
Y aunque esta metodología fue desarrollada por Ken Schwaber y Jeff Sutherland, el nacimiento formal del Scrum no es algo nuevo.
El Scrum nace a partir del trabajo que llevaba por título «The new new product development game», escrito por Hirotaka Takeuchi y Ikujiro Nonaka hace más de 30 años. En mi caso, me he decidido a escribir este post porque en cierta forma me flipa esta nueva forma de trabajar que personalmente no conocía hasta hace unos meses.
En mi cabeza, un proyecto se estructuraba en precio, plazo (planning) y alcance. El planning se estudiaba analizando todas las tareas y distribuyéndolas en un diagrama de Gantt. Sumando tiempos y solapes, se llegaba al tiempo final de ejecución, por así decirlo. El sumatorio de los tiempos de las tareas del alcance daba como resultado la fecha final de entrega: esta forma de trabajar se conoce como cascada o waterfall.
Estudié ingeniería y trabajé en el sector de la construcción, donde había personas/equipos que única y exclusivamente se dedicaban a calcular estos plannings. Si te suena esta forma de trabajar sabrás que muy raramente se cumplen. Pero ¡ojo! Si no se cumplen plazos, los costes se disparan y vienen los famosos modificados, discusiones con cliente, enfados y daños sobre la reputación de nuestra empresa.
¿Cómo podemos controlar todas las variables de un proyecto a 1-2 años vista? Lo que necesitamos es un método ágil que nos ayude a surfear cada una de las variables, reduciendo el impacto de cada una de ellas y anteponiéndonos a las dificultades con tiempo. Esto lo haríamos de la mano de quien más controla en el proyecto: el equipo.
Me encanta el surf y creo que esto escenifica muy bien la metodología Scrum: cuando estás en el mar, cada ola es completamente distinta. Los picos cambian igual de rápido que cambia el entorno en el que te mueves y tienes que ser ágil, estar siempre en movimiento para coger la mejor ola y anteponerte a lo que viene para estar en el sitio justo y en el tiempo justo. Con ello conseguirás remar menos, impulsarte más y coger la ola que deseas.
Solo hay una importantísima diferencia: en el mar estas solo, pero en el Scrum eres un equipo.
¿Qué mejoras supone la metodología Scrum?
Scrum rompe con la manera tradicional de trabajar y promete mejorar la producción de manera significativa, cumpliendo plazos, conteniendo el coste, haciendo que el cliente vea el avance del proyecto, mejorando la felicidad del equipo y la del cliente…
Hasta ahora, te he dicho que es una nueva forma de trabajo donde todo sale bien, pero aún no te he explicado el método. Así que, si te está gustando, prepárate porque ahora vas a conocer una de las mejores formas de trabajar que existe.
Antes de nada, hagamos un ejercicio. Lo necesito para que abras tu mente ante lo que viene: olvídate de un proyecto al uso, olvídate de lo que tendría que ser, de lo viejo, del pasado. No volverás a ver los proyectos como antes, porque aquí te enseño Scrum.
Scrum es un método, sí, pero es algo más que eso. Es un ecosistema de trabajo. Y podemos dividir este ecosistema en dos ramas: valores y método.
Valores Scrum: alinéate con ellos o muere en el intento
Equipo
Todos nos centramos más en los individuos y por todos es sabido que vivimos en una sociedad individualista. Los ascensos, las primas, los méritos… Todo se centra en el actor individual. Scrum en cambio busca reproducir equipos competitivos, los que mejor funcionaban en las empresas del mundo.
Se establecen 3 elementos comunes en dichos equipos. Todos ellos tienen un sentido del propósito tremendamente elevado, son autónomos (se autoorganizan y autodirigen, tomando sus propias decisiones) y son multidisciplinares, capacitados para completar el proyecto perfectamente de principio a fin.
El tamaño óptimo de los equipos está entre 5 y 9 personas, pero para que sepas de donde sale este número, te animo a que leas este artículo sobre la ley de Brooks.
Si no te lo quieres leer, te lo resumo en una sencilla frase: añadir personal a un proyecto que va retrasado, lo retrasa todavía más.
Felicidad
La felicidad como primer paso hacia el éxito. A la gente feliz, simplemente le van mejor las cosas. La felicidad precede a resultados. La felicidad funciona de manera predictiva, se proyecta en el futuro y de ella depende no solo la consecución del proyecto, si no de la empresa.
Scrum fomenta un ambiente de trabajo feliz, motivado, donde triunfe el compañerismo. Esto solo se consigue con el ecosistema que genera y con el método que sigue.
Tiempo
Trabajar más horas no significa trabajar mejor o producir más.
De hecho, está demostrado que trabajando más horas la productividad se reduce, la creatividad disminuye y nos lleva más tiempo hacer las cosas.
Desperdicio
Todo aquello que nos impide seguir hacia adelante, cuellos de botella. Es un concepto que va más allá del trabajo.
Scrum lucha contra el desperdicio del tiempo, del trabajo que no aporta, incluso lucha contra la multitarea. ¿Sabías que la multitarea es lo que más favorece al desperdicio? El cambio de contexto es lo que más nos cuesta a los seres humanos y, simplemente al cambiar de contexto, perdemos tiempo y generamos desperdicio.
Si eres multitarea, lo siento. Eres menos productivo, y no lo digo yo: lo dice Harold Pashler a través de lo que llama “interferencia de Tarea Dual”.
Transparencia
Transparencia en el proceso y en la metodología. Cualquier persona puede acudir a las reuniones de Scrum, aunque con participación limitada en alguna de ellas.
Stakeholders
Directivos, clientes, consejo de administración… Todos estos y más son los stakesholders de un proyecto.
Scrum fomenta la transparencia y entrega de valor a través tanto de los eventos como de sus herramientas (más adelante os hablaré de estos conceptos). Es vital tener en cuenta a los stakesholders y hacerlos partícipes para minimizar las desviaciones y obtener una mejora continua en los proyectos.
Historias
No hay tareas: hay historias. Las necesidades cambian según los personajes. Se establecen las diferentes historias del proyecto y deben de responder a:
• ¿Para quién?
• ¿Que?
• ¿Por qué?
• ¿En qué le va a servir?
Las historias deben ser cortas para que puedan ser estimadas. Y debe de existir para cada historia una definición de hecho, por ejemplo, un test que debe cumplir la historia.
Método: paso a paso, camino a la gloria
Scrum funciona porque se establecen objetivos secuenciales dentro de un plazo determinado, conocidos como sprints.
Al comienzo de cada sprint hay una reunión de planificación. Se plantea cuánto trabajo puede hacer el equipo durante el tiempo determinado (2-3 semanas de manera general). Al final de cada sprint habrá un incremento del producto terminado. Los stakeholders tendrán algo funcionando, algo que puedan tocar y ver.
Todo en el Scrum está basado en la mejora continua, en la eliminación de impedimentos y en la productividad del equipo. Existen diferentes roles en la metodología que son palancas para alcanzar la excelencia en el desarrollo del proyecto. (Tranquilo/a, que más adelante te hablo de ellos).
A continuación vamos a ver varios conceptos, pero de manera superficial. Es más interesante que te vayas familiarizando con ellos que los entiendas a la perfección en este post. Lo que busco es hacer que te pique el gusanillo y que amplíes tu conocimiento si te ha gustado.
El método está formado por eventos, artefactos y roles.
Eventos
Son las fases del Scrum, con tiempos y temporalidades distintas. Son bloques que cohesionan el concepto Scrum y nos lanzan hacia la optimización, la felicidad y el trabajo en equipo.
En definitiva, es la base para surfear los proyectos con fluidez.
Sprint
Cajas de tiempo, de duración determinada. Debe de ser coherente y de duración similar durante el desarrollo del proyecto, una vez este esté en proceso.
Se usa para establecer ritmos de trabajo, donde el equipo sabe cuánto trabajo puede realizar en ese determinado tiempo fijado. Esta capacidad de trabajo se mide por puntos de historia.
La madurez de los equipos se va alcanzando a medida que en los sprints se van alcanzando mayores puntos de historia, lo que se conoce como productividad.
Sprint planning
Planificación y revisión de las historias que se van a realizar durante el sprint determinado. Se disponen las historias que formarán parte del sprint en un tablero y estas serán las que deben de ser realizadas durante el sprint.
Daily
Reunión diaria de solo 15 minutos. Todos los días a la misma hora.
Los que asisten están de pie para fomentar la comunicación y el dinamismo. No se trata de un reporte diario: se trata de que todo el equipo sepa en que punto del sprint estamos, alimentar al equipo con problemas detectados y eliminar impedimentos a futuro.
Sprint review
Todo el mundo puede acudir a ella.
El product owner muestra el valor, el incremento, el trabajo realizado durante el sprint. Este valor debe de funcionar y cumplir con la definición de “hecho”. Si algo está hecho a medias, no está hecho.
Retrospectiva
Se plantean mejoras para seguir progresando durante los siguientes sprints.
Es una reunión de reflexión sobre qué fue bien y qué podría ir mejor en el próximo sprint. Aquí se selecciona una mejora y se convierte en la cosa más importante para el próximo.
Esta es una reunión intimista: solo el propio equipo sabe cómo mejorar de la mejor forma.
Artefactos
Elementos de seguimiento, transparencia y control para cualquier stakeholder de la empresa.
Suena fuerte ¿eh? Pues es tal cual como suena. Te preguntarás, ¿es necesario que los directivos conozcan en todo el momento el estado del proyecto o del sprint? ¿Otros miembros de otros equipos pueden tener acceso? Sí. Un sí rotundo a todas estas preguntas.
• Product backlog: historias pendientes de ser realizadas.
• Sprint backlog: historias pendientes de ser realizadas en el sprint.
• Incremento-valor: historias finalizadas durante el sprint.
Nos solemos apoyar en pizarras/tableros que nos indican el estado del proyecto y del sprint, en qué historias se está trabajando y quién. En este tablero se definen estados: tareas pendientes, tareas en proceso y tareas listas. Iremos moviendo las tareas entre estas columnas en función del estado en el que se encuentren.
Estas herramientas hacen el trabajo visible.
Roles
- Equipo: autogestionado, independiente, motivado, formado por quienes realizan las tareas y aportan valor al proyecto.
- Scrum master: el facilitador de las reuniones, alimenta la transparencia y encuentra impedimentos minimizando el desperdicio (tanto de tiempos, trabajo, esperas y etc.). Es quien guía al equipo a la mejora continua.
- Product owner: responsable del producto. Prioriza la pila de producto, las tareas pendientes del proyecto. Es el responsable de maximizar el valor y el trabajo del equipo de desarrollo.
Scrum trata de establecer un marco de trabajo adecuado con los incentivos adecuados, dando libertad y respetando a la gente, para que se sientan capacitados para hacer las cosas por sí mismos, tener autoridad y autonomía.
La capacidad de improvisar es lo que marca la diferencia. Vivimos en un mundo cambiante, ágil, rápido y Scrum es la metodología que nos permite surfear los proyectos minimizando los inconvenientes. Scrum determina el propósito del trabajo.
Y esto es todo, de manera muy resumida. Si lo has encontrado interesante, compártelo, o coméntame las dudas que puedas tener.
